Blog: de kunst van het voorzitterschap

Voor mij als verenigingsmanager, die handen en voeten moet helpen geven aan de strategie en het beleid van het bestuur, is een goede samenwerking met de voorzitter essentieel. Je zit als het ware samen op een tandem en zoekt samen de juiste balans. In veel gevallen lukt dit goed, in een enkel geval minder.

Bij alle verenigingen waarvoor ik heb gewerkt, was daarom mijn eerste vraag: hoe is de voorzitter? Is het iemand die kan leiden en dienen, die de vereniging en haar leden goed begrijpt? Een voorzitter moet met uiteenlopende mensen kunnen omgaan, kunnen luisteren en verbinden. En die mij in mijn rol meer biedt dan achter de tandem aanrennen.

In het boekje Voorzitter – de kunst van het voorzitten zonder hamer (2014) vertellen ervaren (oud-)voorzitters Gerdi Verbeet en Alexander Rinnooy Kan over hun ervaringen en inzichten. Hun ‘handleiding’ leert dat de dynamiek van vergaderen, zowel in klein als groot verband, niet wezenlijk hoeft te verschillen: voorzitterschap vraagt leiderschap. Het managen van de vereniging laat je aan anderen over.

Vaak is de voorzitter van de vereniging het gezicht naar buiten, en dan is het zaak dat je organisatie intern op orde blijft. De voorzitter bewaakt de grote lijnen, de strategie en de gestelde doelen en zorgt dat alle ‘kikkers in de kruiwagen’ blijven. Een verenigingsmanager kan daarbij helpen. Probeer als voorzitter meer dan anderen boven de materie te staan en je niet door emoties te laten meeslepen.

Bij ledenvergaderingen houdt de voorzitter de regie. Een goede voorbereiding en presentatie zijn daarom essentieel, ondersteund door de rest van het bestuur. Een ALV is geen one-man-show: het is de plek waar leden met het bestuur in gesprek kunnen over strategie, beleid en uitvoering.

Ik herinner me een voorzitter die letterlijk naar de ALV kwam aanvliegen vanuit zijn buitenlandse vakantieadres en mij vlak voor aanvang naar de vergaderstukken vroeg. Zonder ze verder te bekijken, begon hij een lange monoloog over een thema dat hem erg bezighield. “Er spelen momenteel belangrijkere zaken dan ALV-stukken.” Ondanks een paar tegensputterende leden kwam van de oorspronkelijke agenda niet veel terecht. Medebestuursleden lieten het gaan, omdat deze voorzitter een sterke persoonlijkheid had met charisma. Zijn betogen maakten altijd indruk.

“Zelfvertrouwen is goed, maar een te groot ego weer niet,” zegt Gerdi Verbeet daarover. “Je moet jezelf kunnen relativeren.” Op grote ego’s in het bestuur kunnen verenigingen stuklopen, heb ik een aantal keren gezien.

Regelmatig stilstaan bij de vraag naar welk soort leiderschap in een bepaalde fase van de vereniging behoefte is, helpt je als bestuur verder. Daarom ben ik ook niet voor afwijking van geldende zittingstermijnen, zelfs als het statutair kan en een voorzitter graag langer door wil. In een gezonde verenigingsdemocratie geef je na een aantal jaren weer ruimte aan een nieuwe koers en aanpak, waar de leden uiteindelijk over gaan.

Of zoals het bekende Omdenken-tegeltje stelt: “Soms moet je stoppen om verder te komen.”

Martina van den Dool
verenigingsmanager MOS