Bestuurswissel: meer dan een afscheidsborrel!

Bij verenigingen en andere netwerkorganisaties komt het regelmatig voor dat bestuursleden hun functie neerleggen, bijvoorbeeld door het verstrijken van hun termijn, een nieuwe carrièrestap of vanwege persoonlijke redenen. Het aanstellen van een nieuwe bestuurder brengt diverse regels en administratieve verplichtingen met zich mee waar je als vereniging rekening mee moet houden. Met het oog op de groeiende aanwezigheid van juridische regels in onze maatschappij en de benodigde aandacht voor ‘goed bestuur’ in het kader van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is het belangrijk om hiermee zorgvuldig om te gaan. 

Regelgeving

Om te beginnen check je eerst wat de verenigingsstatuten of -reglementen over het af- en aantreden van bestuursleden melden. Dit verschilt per vereniging, maar is bepalend voor het verloop van het proces. Hierin staat onder andere vermeld:

• Hoe en wanneer een bestuurslid kan aftreden
• Wat de procedure is voor het benoemen van nieuwe bestuursleden
• Hoeveel bestuursleden er minimaal en maximaal mogen zijn

De statuten bepalen op hoofdlijnen wat er moet gebeuren. Daarnaast zijn er echter ook nog andere zaken om rekening mee te houden. Zo is bijvoorbeeld sinds 2021 de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) van kracht. Deze wet heeft als doel verenigingen en stichtingen te behoeden voor misstappen en wanbeleid en moet leiden tot meer kwaliteit in besturen. Bestuursleden lopen meer risico op aansprakelijkheid, en als de zaken bij je vereniging niet goed op orde zijn, neemt de bereidheid om bestuurslid te worden ook af.

Advies: Bekijk eens of je statuten en reglementen al “WBTR-proof” zijn. Zo niet, zorg hier dan op korte termijn voor.

Procedure benoeming nieuw bestuurslid
Afgezien van de plek of portefeuille die door een nieuw bestuurslid kan worden overgenomen, is het verstandig om binnen het bestuur ook te bespreken welk type bestuurslid gezocht wordt qua karakter en/of competenties. Het bestuur is immers een team dat in goede balans moet kunnen samenwerken. Stel daarom eerst een kort profiel op en maak dan een aantrekkelijke wervingstekst. Wees ook helder en duidelijk over de verwachte taken, verantwoordelijkheden en tijdbesteding; dit kan namelijk per verenigingsbestuur en functie erg verschillen. Een goede uitleg over de mate van beschikbare ondersteuning is ook belangrijk. Bepaal vervolgens wie bij de werving betrokken worden. De formele gang van zaken is veelal vastgelegd in de statuten en het Huishoudelijk Reglement. Werk qua planning en inzet toe naar de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering (ALV) waarin het nieuwe bestuurslid benoemd kan worden.

Geschikte kandidaten kun je vragen om alvast een tijdje met het bestuur mee te draaien. Op deze manier kunnen beide partijen bekijken of er een goede klik is. Uiteindelijk beslist de ALV over de benoeming. Zorg dus tijdig voor een goede introductie van het kandidaat-bestuurslid.

Aanpassingen bij de Kamer van Koophandel (KvK)
Wanneer een bestuurswissel plaatsvindt, moet dit worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KvK). Dit omvat zowel de uitschrijving van het vertrokken bestuurslid als de inschrijving van het nieuwe lid. Dit kan tegenwoordig online worden geregeld, maar het is het handigst als een zittend bestuurslid (bijvoorbeeld de secretaris) dit doet met behulp van DigiD. Tip: Plan een online meeting in voor de in- en uitschrijving bij de KvK om ter plekke ID-gegevens uit te wisselen. Zo kan je elkaar helpen en is het snel geregeld.

Een inschrijving in de KvK is essentieel met het oog op de bestuurlijke aansprakelijkheid. De website van de KvK biedt de nodige informatie.

Ultimate Beneficial Owner (UBO)
Sinds de invoering van de UBO-registratie in 2020 moeten verenigingen ook hun UBO’s (uiteindelijk belanghebbenden) registreren bij de KvK. Bestuurders moeten zelf de UBO-wijzigingen doorvoeren, maar je kunt elkaar hierbij wel ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld door als zittend bestuurslid in te loggen met DigiD en dan samen met het aangetreden bestuurslid een aantal vragen door te nemen, waarbij vrijwel altijd de UBO als ‘hogere leidinggevende’ wordt aangemerkt.

Als het betrokken bestuurslid ook gemachtigd moet zijn bij de bank, geldt daarvoor per bank een eigen procedure. Het is daarom goed om hier informatie over in te winnen. Vergeet ook niet de uitschrijving van eventueel vertrokken bestuursleden. Ook vanwege de WBTR is het belangrijk om dit soort registraties goed bij te houden, gezien de aansprakelijkheid.

Overdracht van verantwoordelijkheden
Een andere belangrijke stap is de interne overdracht. Het aftredende bestuurslid moet zijn/haar taken overdragen aan de beoogde opvolger. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• Uitleg over specifieke taken en verantwoordelijkheden
• Toegang tot systemen en wachtwoorden
• Lopende projecten en afspraken
• Bankzaken, zoals de toegang tot de bankrekening en lopende opdrachten/facturen

Het helpt als de nieuwkomer al een tijdje meeloopt en zo al wat meer gevoel krijgt bij het bestuurswerk. Bij elke vereniging verschilt namelijk de mate van betrokkenheid bij beleid en uitvoering en dus de rol van bestuursleden.

MOS adviseert en ontzorgt
Heb je vragen over of hulp nodig bij een bestuurswissel? MOS staat klaar om te ondersteunen en mee te denken! Op deze manier zorgen we er samen voor dat de wisseling soepel verloopt en de vereniging zonder problemen verder kan. Neem dus gerust contactmet ons op!

Wil je bij het daadwerkelijke vertrek van je bestuurslid meer dan een afscheidsborrel en een bos bloemen? Ga dan eens het gesprek aan met ons evenementenbureau MOS Events om te bepalen wat zij voor je kunnen betekenen en zo het afscheid van je bestuursleden wat extra kleur te geven!