Nederland telt tienduizenden verenigingen, vaak met een lange geschiedenis, ontstaan en gegroeid dankzij indrukwekkende vrijwilligerskracht. Het vergt veel moed van een bestuur om op enig moment te concluderen dat de organisatie geen toekomst meer heeft. Dat moment kan worden uitgesteld tot het water aan de lippen staat (bijvoorbeeld door een gebrek aan leden, vrijwilligers of vermogen), maar het is beter om op tijd open het gesprek met de leden aan te gaan.

Het bestuur van de christelijke vrouwenvereniging Passage, ontstaan in 1999 door een fusie van organisaties die al sinds 1919 actief waren, startte dat gesprek een paar jaar geleden. Ooit telde men tienduizenden leden verspreid over het hele land, maar dat aantal nam zienderogen af. Pogingen om nieuwe leden te werven leverden ook niet de noodzakelijke jongere aanwas op. Hoewel de doelstellingen en activiteiten van Passage nog steeds relevant en waardevol waren, was het toekomstperspectief somber. Na een aantal sessies en goede gesprekken werd uiteindelijk in april 2023 formeel besloten tot opheffing van de landelijke vereniging. Een aantal lokale afdelingen was inmiddels zelfstandig verder gegaan als vereniging.

Er komt nogal wat kijken bij het ontbinden van zo’n vereniging, weet ik inmiddels. Als verenigingsmanager had ik de eer het bestuur van Passage bij dat proces te mogen ondersteunen. Er is in 2022 en 2023 veel tijd en energie gestoken in het afscheidsproces. Er werden mooie bijeenkomsten georganiseerd in de regio’s en er verscheen een prachtig en educatief herdenkingsboek.

Omdat er op de datum van ontbinding, 31 december 2023, nog vermogen resteerde, trad de fase van vereffening in werking. Bij de Kamer van Koophandel wordt dan gemeld dat de vereniging in liquidatie gaat, wie de vereffenaars zijn en welke stappen vervolgens moeten worden gezet. Op papier lijken die stappen niet zo ingewikkeld, maar ze vergen toch aandacht en geduld.

Mijn leerpunten:

1. Bij een vereniging met een structuur van regio’s en afdelingen vraagt opheffing meer tijd, vooral wanneer er meerdere bankrekeningen zijn. Zoek goed uit wat er nodig is om alle contracten te beëindigen en bankrekeningen op te heffen, want instanties hanteren tijdrovende werkprocessen met veel papierwerk; online zaken regelen is vaak niet mogelijk.
2. Beperk zo mogelijk het aantal vereffenaars en benoem mensen die de tijd hebben en snel kunnen reageren op onverwachte zaken.
3. Het verkrijgen van een Akte van Non-Verzet kan lang duren. Vanaf het moment van publicatie van de liquidatie (bij de KvK en in de krant) tot het verkrijgen van de Akte van Non-Verzet bij de (regionale) rechtbank kan wel drie maanden duren. Veel gaat per post, en soms raken stukken kwijt, wat extra tijd kost.
4. Heeft de vereniging een ANBI-status? Meld de (voorgenomen) ontbinding dan tijdig bij de belastingdienst. Er geldt mogelijk een informatieplicht over de besteding van het resterende vermogen.

Al met al denk ik dat het beter is om het resterende vermogen vóór de datum van opheffing te besteden; dat vereenvoudigt het proces. Passage heeft het overgebleven geld overigens niet alleen besteed aan de afscheidsactiviteiten van de vereniging zelf. Toen aan alle verplichtingen was voldaan, is een fors bedrag verdeeld onder een aantal maatschappelijke organisaties met doelstellingen die aansluiten bij die van Passage. Deze goede doelen zijn bepaald in overleg met de leden, volgens een verdeelsleutel. Veel vrouwen en meisjes, ook via internationale projecten, zijn hier goed mee geholpen.

Het archief van Passage is overgedragen aan kennisinstituut Atria, zodat ook dit stukje vrouwengeschiedenis voor volgende generaties bewaard kan blijven.

Martina van den Dool