Een interessante discussie die zich bij veel verenigingen onder bepaalde omstandigheden kan voordoen, betreft de vraag van wie de vereniging eigenlijk is? Wie heeft het hoogste gezag: de leden(vergadering) of het bestuur? Verantwoordelijkheden binnen een vereniging liggen vast in wetgeving, statuten en reglementen. Bestuur en Algemene Ledenvergadering (ALV) zijn beiden belangrijke organen in de verenigingsstructuur, die “in redelijkheid en billijkheid” met elkaar moeten samenwerken. Strikt juridisch gezien kun je de ledenvergadering niet als hoogste orgaan bestempelen, omdat het bestuur een eigen verantwoordelijkheid heeft en niet altijd hoeft te doen wat de ALV vindt. Maar in de praktijk is het functioneren van dat bestuur essentieel, omdat anders het vereiste draagvlak onder leden snel verdwijnt. Via de ALV of ledenraad kunnen leden daar invloed op proberen uit te oefenen. In het uiterste geval kan dat orgaan tot schorsing of ontslag van bestuurders overgaan.

Zelf vind ik dat de vereniging als geheel centraal moet staan en in zekere zin de eigenaar is, niet de individuele leden of het bestuur. Ieder bestuurslid wordt immers benoemd door de ALV en krijgt daarmee de opdracht en verantwoordelijkheid de organisatie in goede banen te leiden. Een vereniging is opgericht door een aantal mensen die bepaalde doelen voor ogen hadden en elk daaropvolgend bestuur dient zich daarvoor in te spannen. Een bestuur (of bestuurder) zal als het goed is steeds het besef hebben niet voor zichzelf te werken maar voor het hogere doel en dus in het belang van de leden. Dat een ALV of Ledenraad vervolgens niet bovenop de uitvoering zit en niet alle details kent, is logisch. Een bestuur moet wel kunnen besturen en handelen.

Het wordt pas spannend als er aanhoudende kritiek op het bestuur of bestuursleden komt. Dat begint vaak met vragen tijdens ledenvergaderingen, bezorgd mailverkeer of geluiden via communicatiekanalen. Leden zijn bijvoorbeeld niet tevreden over resultaten van gevoerd beleid, of ze vinden dat bepaalde bestuursleden niet adequaat optreden. Of er zijn vraagtekens over de wijze van werken en het beheer. Als het bestuur daar geen bevredigende antwoorden op kan geven, neemt de onrust toe en het vertrouwen af.

Ooit heb ik van dichtbij ervaren dat dit verstrekkende gevolgen kan hebben. Bij een gefuseerde belangenvereniging ontstond tweespalt onder de leden over de ingezette koers en aanpak van het bestuur. Sommige leden waren niet tevreden over de voorzitter, terwijl anderen hem juist op handen droegen. Daarnaast waren er signalen dat de samenwerking tussen bestuur en bureau niet goed liep. Bij de ledenvergaderingen werden er regelmatig vragen over gesteld, maar het bestuur meende dit soort zaken niet te hoeven verantwoorden aan de ALV. Onder druk werd een onderzoekscommissie bestaande uit ledenvertegenwoordigers ingesteld, die de problemen in kaart bracht en eventuele oplossingen kon aandragen. Toen de conclusie was dat het bestuur zelf een grote factor was bij de ontstane organisatieproblemen en daarom beter kon opstappen, weigerde het bestuur daar gehoor aan te geven. Na enige tijd trokken enkele bestuursleden zich wel terug, maar er moest een extra ALV worden belegd om tot ontslag van de anderen over te kunnen gaan. Bij aanvang van die ALV stapten de laatste bestuursleden alsnog op, maar zij namen veel leden daarin mee. De vereniging viel uiteen in twee aparte organisaties, met ontslag van enkele bureaumedewerkers tot gevolg.

Welke lessen kun je eruit trekken?

• Vraag begeleiding bij een fusie, meer dan alleen in juridische zin.
• Leg de verenigingsstructuur, bevoegdheden en rollen goed vast in statuten en reglementen.
• Zoek daar geschikte bestuursleden bij, die in staat zijn doelen te bereiken met draagvlak.
• Evalueer als bestuur regelmatig je eigen functioneren met hulp van buiten.

Een goed bestuur is in staat met de juiste argumenten en onderbouwing de leden mee te nemen in de strategische keuzes en het te voeren beleid. Maar als dan toch blijkt dat de meeste leden niet zijn te overtuigen en het vertrouwen weg is, kun je je als bestuur afvragen of het zin heeft door te gaan, al sta je nog zo in je recht.

Een vereniging is een gedeelde verantwoordelijkheid voor een gezamenlijk doel.

Martina van den Dool