Wanneer geef je het bureauwerk uit handen?

Is er voor beroeps- of belangenverenigingen een duidelijk omslagpunt waarop het logisch en verstandig is om het dagelijkse en/of specialistische bureauwerk niet meer met vrijwilligers te doen? Denk bijvoorbeeld aan het bereiken van een bepaald aantal leden of de tijdsbesteding door bestuursleden. Zo eenvoudig is het niet te zeggen, omdat deze vraag zich pas voordoet als een bestuur (en andere vrijwilligers) gaat zien en ervaren dat het niet meer te doen is in eigen beheer. Dat kan per geval verschillen.

Een vereniging van een paar honderd leden kan net zo goed dit punt bereiken. Als er niet genoeg mensen zijn die beschikken over voldoende kennis of de tijd om alles draaiende te houden, komt vroeg of laat het punt waarop je moet besluiten bepaalde dingen niet meer (zelf) te doen of uit te besteden. Als daar dan budget voor vrij te maken is, geef je prioriteit aan wat het meeste oplevert in tijd en moeite. De telefoon opnemen, e-mails beantwoorden, de website bijwerken, een nieuwsbrief maken, vergaderruimtes regelen, verslagen maken, rekeningen betalen en het jaarwerk verzorgen: er komt nogal wat kijken bij het runnen van de club. Vrijwillige krachten zet je dan uiteindelijk liever in op meer inhoudelijke zaken die bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen.

Er zijn genoeg voorbeelden van verenigingen die inmiddels zo groot zijn dat zij beschikken over bureaus met vaste medewerkers. Soms tientallen of zelfs nog meer. In deze gevallen gaat het bestuur allang niet meer over de reservering van een vergaderzaal, beoordeling van facturen of de kleur van het jaarverslag; dat wordt allemaal geregeld. Er is echter een hele grote groep minder grote verenigingen die wel ondersteuning nodig hebben, maar het lastig vinden om te bepalen of het beter is om medewerkers in dienst te nemen of een bureau in te huren. Als je zelf medewerkers kunt aantrekken die zich vol voor jouw organisatie inzetten en daar alles van weten, is dat natuurlijk een prettig idee. Bij een extern bureau heb je wat minder zeggenschap over degenen die het werk voor jou doen en bovendien werken zij ook voor andere opdrachtgevers.

Op basis van jarenlange ervaring kan ik bij deze afweging meegeven dat het in dienst hebben van ‘eigen’ medewerkers toch best wat nadelen kent. Vaak zal de omvang beperkt moeten blijven tot zo’n 3 FTE, dus slechts enkele medewerkers. Het exacte aantal hangt uiteraard af van het budget en de taken. Het is zeker niet aan te raden om maar 1 persoon fulltime in te zetten; dat maakt je wel heel erg kwetsbaar. Dat geldt ook voor het inzetten van 1 vaste ZZP’er. Het gaat goed zolang het goed gaat, tot het ineens niet meer gaat.

De verantwoordelijkheid voor het werkgeverschap is behoorlijk groot voor een bestuur dat hier waarschijnlijk niet erg in thuis is of eigenlijk geen tijd voor heeft. Denk aan alle wet- en regelgeving die van toepassing is, maar ook aan de nodige kantoorkosten, infrastructuur en faciliteiten. In bepaalde fasen van de vereniging kan dit allemaal veel gedoe geven, is mijn ervaring. Denk aan bestuurscrises, reorganisaties, ziektegevallen en/of arbeidsconflicten.

Sinds ik zelf werkzaam ben bij ondersteuningsbureau MOS, zie ik de voordelen van uitbesteding aan een extern bureau steeds meer. Er is meer gevarieerde kennis en ervaring voorhanden, er is ruimte om de juiste medewerker aan bepaalde klanten te koppelen, en bij langere afwezigheid is er sneller vervanging geregeld. Bovendien profiteren klanten van schaalvoordelen als het gaat om infrastructuur en faciliteiten. Dit kan een bestuur uiteindelijk enorm ontzorgen. Daarvoor is echter wel vertrouwen nodig en een goed begrip voor elkaars rol, verantwoordelijkheden en positie. Het vinden van een gespecialiseerd verenigingsbureau dat bij de vereniging past, is iets om goed uit te zoeken. Snel overstappen naar een ander bureau is immers niet zomaar geregeld en brengt bovenal kosten met zich mee.

Bij de behandeling van de jaarrekening en begroting vragen kritische leden soms of het nou echt zoveel geld moet kosten, zo’n bureau (intern of extern). Mensen hebben vaak geen idee wat voor werk er zoal komt kijken bij het beheer van verenigingen en de daarbij behorende werkzaamheden. Dan denk ik altijd aan de woorden van Adair: “If you think that hiring a professional is expensive, try hiring an amateur.”