De kunst van het voorzitterschap

Voor mij als verenigingsmanager, die handen en voeten moet geven aan strategie en beleid van het bestuur, is goede samenwerking met de voorzitter essentieel. Je zit als het ware samen op een tandem en houdt de rollen in balans. Bij alle verenigingen waar ik voor heb gewerkt was dan ook het eerste waar ik op heb gelet: hoe is de voorzitter? Is het iemand die kan leiden en dienen, die de vereniging en haar leden goed begrijpt? Een voorzitter moet met uiteenlopende mensen kunnen omgaan, kunnen luisteren en verbinden.

In een aardig boekje hierover, “Voorzitter – de kunst van het voorzitten zonder hamer” (2014), delen ervaren (oud-)voorzitters Gerdi Verbeet en Alexander Rinnooy hun ervaringen en inzichten. Hun ‘handleiding’ maakt duidelijk dat de dynamiek van vergaderen in zowel klein als groot verband niet wezenlijk hoeft te verschillen; voorzitterschap vraagt om leiderschap! Het managen van de vereniging laat de voorzitter vooral aan anderen over. Vaak is de voorzitter van de vereniging het gezicht naar buiten. Dan is het wel zaak dat je organisatie ook intern op orde blijft.

De voorzitter bewaakt de grote lijnen, de strategie en gestelde doelen, en zorgt dat alle ‘kikkers in de kruiwagen’ blijven. De verenigingsmanager ondersteunt en kan daarbij helpen. Probeer als voorzitter meer dan anderen boven de materie te staan en je niet door emoties te laten meeslepen. Bij ledenvergaderingen houdt de voorzitter de regie. Een goede voorbereiding en presentatie zijn hierbij essentieel net als ondersteuning van en door de rest van het bestuur. Maak van de ALV dus geen one-man-show. Het is en blijft immers een bijeenkomst voor en met leden, waarin het bestuur zorgvuldig communiceert. Ooit arriveerde een voorzitter direct vanuit het vliegtuig uit Frankrijk bij de ledenvergadering en vroeg mij vlak voor aanvang of ik de stukken bij me had.  Zonder deze verder te bekijken opende hij de vergadering en begon een lange monoloog over een thema dat hem erg bezighield. Er was volgens hem wel wat belangrijkers te bespreken dan de agendapunten. Ondanks een paar kritische vragen van leden, kwam van de geplande ALV niet veel terecht. Hierover zegt Gerdi Verbeet: “Zelfvertrouwen is goed, maar een te groot ego weer niet. Je moet jezelf kunnen relativeren.” Op grote ego’s in het bestuur kunnen verenigingen stuk lopen, zo heb ik zelf een paar keer gezien.

Regelmatig stilstaan bij de vraag aan welk soort leiderschap in een bepaalde fase van de vereniging behoefte is, helpt je als bestuur verder. Daarom ben ik ook niet zo voor afwijking van geldende zittingstermijnen, zelfs als het statutair kan en een voorzitter graag langer door wil. In een gezonde verenigingsdemocratie geef je na een aantal jaren weer ruimte aan een nieuwe koers en aanpak, waar de leden uiteindelijk over gaan. Of zoals het bekende Omdenken-tegeltje stelt: “Soms moet je stoppen om verder te komen.”

Met vriendelijke groet,
Martina van den Dool