Blog: Noodzakelijke formaliteiten

Laatst trad ik zelf toe tot het bestuur van een klein museum in Utrecht. Daardoor onderging ik nu zelf de procedures die nieuwe bestuursleden van de verenigingen die ik ondersteun, ook moeten doorlopen. Formaliteiten die soms ergernis oplopen, omdat het niet alleen maar een kwestie is van namen doorgeven. Voor identificatie is dit echter, om begrijpelijke redenen, van belang. In het verleden was dat een dergelijk procedure nogal wat papierwerk en moest je er ook voor naar bepaalde locaties komen. Dankzij de moderne techniek is dit proces wel een stuk verbeterd.

Doorlopen procedure
De eerste stap is inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Een ander bestuurslid moet de nieuwkomer aanmelden. De kortste weg is om bijvoorbeeld als secretaris met het nieuwe bestuurslid de stappen te doorlopen. Dit kan fysiek, maar ook online.

Alternatief is om het verenigingsbureau een en ander te laten invullen om vervolgens een ondertekeningsronde te doorlopen. Dit kan via mails waarop je dan binnen een bepaald termijn moet reageren. Hierbij loop te wel het risico dat iemand zo’n mailbericht niet bijtijds beantwoordt. Is dit het geval, dan kan de hele ronde opnieuw. Ook is de kans op fouten wat groter als anderen jouw gegevens invoeren. Of er kan iets misgaan met het doorgeven van privacygevoelige gegevens.

Als de inschrijving is bevestigd volgt de UBO-registratie bij de KvK. Vergeet echter ook de bank(en) niet te informeren over de gewijzigde bestuurssamenstelling. Door fraudebestrijdingsmaatregelen is het de laatste jaren niet eenvoudiger geworden voor een doorsnee vereniging of stichting. Vooral procedures bij een bank kunnen nogal wat tijd vergen. Bij de Rabobank moest ik na mijn eigen aanmelding bij de KvK geïdentificeerd worden als nieuwe penningmeester. Een klus die ik een beetje uitstelde, bang voor niet werkende apps of telefoon. Maar binnen 10 minuten was het rond: bank-app downloaden, toegezonden code invoeren, NAW-gegevens bevestigen, en vervolgens paspoort en gezicht scannen.Zonder al te veel tekst, het wees zich per stap vanzelf. Hier moest je vroeger voor naar een bankfiliaal, soms aan de andere kant van de stad.

Ik herinnerde me ineens dat ik ooit aan een onderzoek heb meegewerkt bij de Rabobank om deze online-identificatiemethode te ontwikkelen. Een avondje met wat andere kritische gebruikers meedenken heeft dus blijkbaar dit systeem opgeleverd. De startfase is dus niet echt het leukste deel van je nieuwe rol als bestuurslid, maar laat je er niet door weerhouden.Met dank aan de digitalisering kan ik nu tevreden aan de slag als penningmeester bij het museum.

Martina van den Dool
Verenigingsmanager MOS